Surat Menyurat
Arti dan fungsi surat
A. Pengertian
Surat
Surat merupakan suatu sarana komunikasi tertulis untuk
menyampaikan informasi, pernyataan atau pesan kepada pihak lain yang mempunyai
keperluan kegiatan dengan bentuk tertentu. Dengan demikian surat membawa
informasi, pernyataan atau pesan yang diharapkan informasi itu akan
tersampaikan kepada yang dituju oelh penulis surat.
Apabila ditinjau dari sifatnya, surat adalah jenis
karangan paparan, sebab pengirim surat mengemukakan maksud dan tujuannya,
menjelaskan apa yang dipikirkannya dan dirasakannya melalui surat. Berbeda
halnya jika ditinjau dari wujud penuturannya, surat merupakan percapakan
tertulis, dari seseorang kepada seseorang, dari seseorang kepada lembaga, dari
lembaga kepada seseorang, atau dari lembaga ke lembaga. Apabila ditinjau dari
fungsinya, surat merupakan sarana komunikasi tertulis. Komunikasi tersebut
dapat berupa pengumuman, pemberitahuan, keterangan dan sebagainya.
B. Fungsi
Surat
Surat merupakan salah satu sarana
komunikasi berbahasa tulisan. Dari berbagai jenis surat yang biasa digunakan
dapat dikelompokan kedalam beberapa fungsi surat sebagai salah satu sarana
dalam kegiatan berbahasa tulis, sebagai berikut:
1. Sebagai alat
komunikasi
Dalam
hal ini surat dapat berfungsi untuk menyampaikan informasi. Informasi yang
dimaksud dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, penawaran, laporan
usulan, dan sejenisnya.
2. Sebagai wakil
penulis
Pada
fungsi ini surat dapat mewakili keinginan penulis, sehingga penulis tidak
perlu bersusah payah untuk bertemu dengan penerima surat, yang
mungkin jarak tinggalnya cukup jauh. Harapan dan keinginan penulis cukup
diungkapkan dan diwakili oleh surat tersebut
3. Sebagai alat
bukti historis
Surat
merupakan wujud kegiatan berbahasa tertulis, sehingga dapat dibedakan sebagai
bukti historis. Contohnya ialah surat-surat pada arsip lama yang dapat
digunakan sebagai bahan penelitian atau pengkajian guna mengetahui kegiatan
atau keadaan suatu intansi atau sesuatu hal pada masa yang lampau.
4. Sebagai pedoman
pelaksanaan kerja
Sebagai
wujud tertulis, surat dapat berupa ketentuan atau pedoman bagi pelaksanaan
sesuatu. Surat-surat yang dimaksud pada fungsi ini, misalnya surat keputusan,
intruksi, surat edaran, dan sebagainya
5. Sebagai alat
pengingat
Surat
dapat disimpan dan diamankan, sehingga dapat dijadikan sebagai pengingat
apabila terdapat kehilapan terhadap pesan surat. Contoh-contoh surat dalam
fungsi ini ialah surat-surat yang diarsipkan dan sewaktu-waktu dapat dibuka
lagi untuk mempermudah penyelesaikan suatu masalah atau pekerjaan
6. Sebagai alat
bukti tertulis
Surat
dapat dijadikan sebagai bukti tertulis dari sesuatu urusan, sehingga jika
terjadi kekeliruan atau kesalahpahaman surat merupakan bukti tertulis.
Contohnya, surat perjanjian, surat sewa menyewa, surat jual beli, surat wasiat,
dan sebagainya
7. Sebagai alat
untuk memperpendek jarak dan penghemat tenaga
Surat
dapat dijadikan medai hantar informasi yang tidak terhambat oleh jarak; dengan
surat hambatan jarak tidak menjadi alasan pemborosan energi dan waktu.
Syarat2 surat yg baik.
Syarat-syarat
surat yang baik
surat dikatakan baik yaitu apabila dalam penulisannya sudah
sesuai dengan kaidah-kaidah dalam penulisan surat. Selain dari pemilihan
bahasa, bentuk dan tulisan surat itu sendiri, ada beberapa hal yang juga harus
diperhatikan. Hal-hal tersebut antara lain:
1. Jelas
Jelas disini berarti: tulisan mudah dibaca dan
mudah pahami baik dari identitas si pengirim surat, nama dan alamat yang
dituju, serta dari isi surat itu sendiri
2. Benar
Benar disini berarti: isi dari surat tersebut
memang benar maksud dan tujuannya (tidak untuk iseng), serta menggunakan kosa
kata yang baku.
3. Sopan
Sopan disini berarti: menggunakan bahasa yang
tidak hanya baku tetapi juga memiliki sopan santun.
4. Singkat/tidak
terlalu bertele-tele
Singkat disini bukan berarti penulisan katanya
yang harus disingkat-singkat, tetapi menggunakan bahasa yang efektif sehingga
surat tidak terlalu panjang lebar.
5. Lengkap
Lengkap disini berarti: Maksud dan tujuan sudah
terwakilkan atau tertuang semua dalam surat.
6. Menarik
Menari disini bukan berarti harus menggunakan
kosa kata seperti pada iklan-ikan yang sering kita jumpai. Tetapi, kertas dan
sampul surat harus serasi, bersih dan rapi sehingga enak dipandang dan dibaca.
Bahasa surat
Yang dimaksud dengan bahasa surat di sini ialah bahasa yang kita gunakan dalam surat kita, terutama
bahasa dalam bagian inti surat itu.Bahasa yang digunakan
harus tunduk kepada semua aturan bahasa yang berlaku baik struktur kata dan
kalimat, maupun penggunaan tanda-tanda baca, pemakaian alinea/paragraf, dan
sebagainya.
Pada alinea pembuka yang merupakan pengantar isi surat, penulis
surat biasanya menggunakan kalimat-kalimat khusus yang disesuaikan dengan
maksud surat itu. Misalnya, memberitahukan sesuatu, menyatakan sesuatu, meminta
sesuatu, membalas surat atau menjawab pertanyaan, dan sebagainya.
Beberapa contoh
kalimat pembuka:
-
Dengan surat ini kami beritahukan kepada Saudara…
-
Dengan ini kami mohon bantuan Saudara untuk…
-
Bersama ini kami kirimkan kepada Bapak…
-
Seiring dengan surat ini kami kirimkan uang dengan wesel pos sebesar…
-
Membalas surat Ibu tanggal…
-
Menjawab pertanyaan Anda dalam surat Anda…
-
Memenuhi pesanan Tuan dengan surat tanggal… nomor…
-
Menyusul surat kami tanggal…, dengan ini kami beri tahukan bahwa…
-
Dengan sangat menyesal kami sampaikan kepada Bapak bahwa…
Kesalahan yang boleh dikatakan sudah menjadi suatu salah kaprah
dalam surat-menyurat ialah penggunaan kalimat pembuka: Bersama ini kami kabarkan
bahwa…, atau Bersama surat ini saya beri
tahukan kepada Saudara bahwa…
Ungkapan bersama ini mengandung
arti ‘seiring dengan ini’, sedangkan kabar atau berita yang disampaikan itu
tidak seiring dengan surat itu, tetapi ada di dalam surat itu. Oleh karena itu,
bukan kata bersama ini yang
hendaknya dipakai di situ, melainkan katadengan ini atau dengan surat ini.
Mungkin karena pengaruh bahasa Belanda atau Inggris kita juga
menulis kalimat pembuka: Menjawab surat Saudara… padahal
yang dijawab bukan surat, melainkan pertanyaan yang ada di dalam surat yang
diterima. Dalam bahasa Indonesia, lebih tepat bila kita mengatakan/menulis: Membalas surat Saudara tanggal… atauMenjawab pertanyaan Saudara dalam surat tanggal…
Kalimat pembuka yang dimulai dengan kata berhubung saja juga tidak tepat
karena ungkapan yang seharusnya digunakan ialah berhubung dengan. Misalnya, berhubung dengan kesehatan saya
hari ini agak terganggu… Boleh
juga kita mulai kalimat itu bukan dengan ungkapan berhubung dengan, melainkan
dengan kata karena: Karena kesehatan saya hari ini… dan seterusnya.
Ungkapan berhubung dengan menyatakan
hubungan pertalian, sedangkan kata karena dipakai
untuk menyatakan sebab-akibat. Jadi ada perbedaannya: kata karena tidak dapat
diganti dengan kata berhubung. Ungkapan lain menyatakan hubungan pertalian
ialah:bertalian dengan, berhubungan dengan, sehubungan dengan, berkenaan
dengan, sejalan dengan.
Kalimat penutup
surat juga disesuaikan dengan isi surat kita. Pada umumnya, pada akhir surat
kita, kita menyampaikan terima kasih kepada orang yang kita kirimi surat itu
oleh karena bantuannya, perhatiannya, kerja sama yang ditunjukkannya, dan
sebagainya. Kalimat penutup ini haruslah kita tempatkan pada alinea khusus
yaitu alinea penutup, jangan disambungkan saja pada bagian isi surat sesungguhnya.
Beberapa contoh
kalimat penutup:
-
Atas bantuan Saudara, kami mengucapkan banyak terimakasih.
-
Kami akhiri surat kami dengan ucapan terima kasih atas perhatian serta kerja
sama Saudara yang baik.
-
Sekianlah laporan kami, mudah-mudahan beroleh tanggapan dan perhatian Bapak.
-
Semoga laporan kami ini dapat membantu Bapak. Terima kasih kami ucapkan atas
perhatian Bapak.
Bagian – bagian surat
Bagian-bagian surat yang saya akan uraikan
di bawah ini merupakan bagian-bagian surat resmi, bagian-bagian surat resmi
tersebut adalah sebagai berikut ini:
1. Kepala Surat/ Kop Surat
Kepala surat atau yang bisa juga disebut dengan kop surat merupakan bagian
teratas dalam sebuah surat. Fungsi penyertaan kepala surat tersebut tidak
terlepas dari pemberian informasi mengenai nama, alamat, kegiatan dari lembaga
tersebut serta juga bisa menjadi alat promosi. Bagian surat yang pertama ini
berisi:
·
Logo atau lambang dari sebuah instansi,
lembaga, perusahaan atau organisasi,
·
Nama instansi, lembaga, perusahaan, atau
organisasi tersebut,
·
Alamat instansi, lembaga, perusahaan, atau
organisasi tersebut,
·
Nomor telepon, kode pos, alamat email atau
alamat web.
Biasanya setelah penulisan kepala surat atau kop surat terdapat sebuah
garis horizontal pemisah yang memisahkan antara kepala surat dengan
bagian-bagian surat yang lain seperti tempat dan tanggal pembuatan.
2. Tempat dan Tanggal Surat
Pencantuman tempat dan tanggal surat tersendiri ditujukan untuk memberikan
informasi mengenai tempat dan tanggal penulisan surat tersebut. Untuk tempat
biasanya tidak dicantumkan kembali jika tempat sudah ditulis di kepala surat
yang berupa alamat instansi. Tapi bagi surat bukan resmi yang tidak memiliki
kepala surat, wajib menuliskan tempat di bagian surat ke 2 ini.
3. Nomor Surat
Sebuah surat resmi yang mewakili sebuah lembaga, instansi, perusahaan atau
organisasi biasanya menggunakan penomoran terhadap surat yang dikeluarkan atau
yang diterima. Nomor surat biasanya meliputi nomor urut penulisan surat, kode
surat, tanggal, bulan dan tahun penulisan surat. Penomoran surat tersebut
berfungsi untuk:
·
Memudahkan pengaturan, baik untuk
penyimpanan maupun penemuannya kembali apabila diperlukan
·
Mengetahui jumlah surat yang diterima dan
yang dikeluarkan oleh organisasi, lembaga atau perusahaan
·
Memudahkan pengklasifikasian surat
berdasarkan isinya
·
Penunjukan secara akurat sumber dalam
hubungan surat menyurat.
4. Lampiran
Bagian lampiran merupakan bagian penjelas yang menginformasikan bahwa ada
sejumlah berkas atau dokumen yang disertakan dalam surat tersebut. Jika tidak
terdapat berkas atau dokumen yang dilampirkan, maka bagian lampiran bisa
ditiadakan.
5. Hal
Pada bagian surat ke lima ini berisi hal atau perihal. Hal berfungsi
memberikan petunjuk bagi pembaca mengenai pokok isi surat tersebut.
6. Alamat Dalam
Terdapat dua alamt yang dituliskan dalam surat, yaitu alamat luar (yang
ditulis di sampul surat) dan alamat dalam (yang ditulis di dalam surat). Alamat
yang dimaksud dalam bagian ini merupakan alamat dalam. Ada beberapa hal yang
harus diperhatikan dalam menulis alamat dalam ini, hal-hal tersebut adalah
sebagai berikut:
·
Kata "kepada" pada alamat dalam
sebenarnya tidak harus ada. Kata "kepada" dirasa berlebihan karena
sudah ada kata "YTH/ yang terhormat"
·
Menggunakan kata "Yang
terhormat" yang bisa disingkat menjadi "YTH"
·
Menggunakan kata "Bapak",
"Ibu" atau "Sdr" jika yang dituju adalah seseorang bukan
nama instasi. Kata "Bapak, Ibu, Sdr" selalu ditulis dengan huruf
kapital diawal kata dan diikuti oleh nama orang.
·
Di setiap bari pada bagian alamat dalam
tidak diakhiri oleh tanda titik.
·
Menuliskan alamat orang atau lembaga yang
dituju, lengkap lebih bagus.
7. Salam Pembuka
Bagian surat yang ke 7 adalah salam pembuka yang berfungsi sebagai sapaan
dalam surat. Salam pembuka ditulis dengan huruf kapital di awal dan diakhiri
oleh tanda koma.
8. Isi Surat
·
Pembuka
Pembuka merupakan alenia pertama yang berfungsi sebagai pengantar atau
pendahuluan terhadap infomrasi yang disampaikan di alenia isi.
·
Isi
Alendia isi berisi informasi yang akan disampaikan.
·
Penutup
Sedangkan alenia penutup ini berisi ucapan terima kasih atau harapan dari
penulis surat kepada pembaca surat.
9. Salam Penutup
Salam penutup merupakan penutup surat yang biasanya menggunakan kata:
"Hormat saya, Hormat kami, Wassalam". Penulisan salam penutup
tersebut seperti salam pembuka, diawali oleh huruf kapital dan diakhiri oleh
tanda koma.
10.Nama Jelas Pengirim dan Tanda tanganSetelah salam
penutup, terdapat nama jelas pengirim surat beserta tanda tangannya.
11. Tembusan
Tembusan merupakan bagian surat yang menunjukkan pihak atau orang lain yang
juga berhak mendapatkan surat tersebut.
Posisi ke 12 bagian surat resmi tersebut di atas bisa saja berubah,
tergantung format atau bentuk surat. Ke 12 bagian tersebut di atas merupakan
bagian-bagian surat resmi, sedangkan jika sobat ingin menulis surat yang
sifatnya kurang atau tidak resmi ada bagian-bagian yang dihilangkan seperti,
kepala surat/ kop surat.
Contoh-contoh
surat
Soal :
1.
Sebutkan 3 contoh-contoh surat
Surat peryataan ,surat tugas,surat kuasa
2.
Sebutkan 5 bagian-bagian dari surat
Kepala surat,nomer surat,lampiran,hal,isi surat
3.
Bagian lampiran
merupakan bagian penjelas yang menginformasikan bahwa ada yaitu.....
Lampiran
4.
Isi surat terdiri
dari..........
Pembuka,isi,penutup
5.
Sebutkan 3 syarat- syarat surat yang baik
Jelas,benar,sopan
